Sygnaliści
Informacje podstawowe:
Wójt Gminy Gardeja jest organem właściwym do rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania czynności następczych dotyczących zgłoszeń o naruszeniu prawa w dziedzinach należących do zakresu działania tego organu.
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza informacje na temat naruszeń prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (m.in. pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant).
1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszeń zewnętrznych można dokonać za pomocą bezpiecznych kanałów zewnętrznych:
1) pisemnie: na adres korespondencyjny Urząd Gminy w Gardei, ul. Kwidzyńska 27 82-520 Gardeja, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne” lub na elektroniczny adres skrzynki pocztowej sygnalista@gardeja.pl;
2) ustanie: telefonicznie pod numerem 55 262-40-67 (nienagrywana linia telefoniczna) lub podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dniu od dnia otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszeń pisemnych można dokonać z wykorzystaniem formularza zgłoszeń zewnętrznych.
2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną.
Sygnalista podlega ochronie za zasadach określonych w przepisach Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.
Ochrona sygnalistów zapewniona jest poprzez:
1) Ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od sygnalisty wyraźną zgodne na ujawnienie danych;
2) Udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia osób bezstronnych, które zobligowane są do zachowania poufności także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
3) Zapewnienie dostępu do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem jedynie osobom, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;
4) Ochronę przez działaniami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem.
3. Tryb postępowania przy zgłoszeniach zewnętrznych.
Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego, wyznaczony pracownik Urzędu gminy w Gardei weryfikuje zgłoszenie poprzez ustalenie, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz czy naruszenie prawa mieści się w dziedzinie należącej do zakresu działania organu – Wójta Gminy Gardeja. Wyznaczony pracownik urzędu w terminie 7 dni od przyjęcia zgłoszenia potwierdza sygnaliście otrzymanie zgłoszenia zewnętrznego.
Wyznaczony pracownik urzędu wszczyna działania następcze mające na celu zbadanie przedmiotu zgłoszenia.
W trakcie prowadzonych działań następczych wyznaczony pracownik ma prawo zwrócić się do sygnalisty na podany przez niego adres do kontaktu o wyjaśnienie lub dodatkowe informacje związane ze zgłoszeniem, które mogą być w jego posiadaniu.
4. Termin przekazania informacji zwrotnej sygnaliście oraz rodzaju i zawartości takiej informacji.
W terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, Wójt Gminy Gardeja przekaże sygnaliście informację zwrotną w zakresie działań podjętych
w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.
W uzasadnionych przypadkach informacja, o której mowa powyżej może zostać przekazana w terminie 6 miesięcy od dnia otrzymania zgłoszenia, po wcześniejszym poinformowaniu o tym sygnalistę (przed upływem terminu 3 miesięcy od otrzymania zgłoszenia).
Wójt Gminy Gardeja poinformuję również sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
5. Zasady poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.
Organ zapewnia, że dane osobowe sygnalisty objęte są zasadą poufności. Dostęp do danych sygnalisty oraz informacji przekazanych w zgłoszeniu posiadają jedynie osoby upoważnione przez Wójta Gminy Gardeja.
6. Zasady przetwarzania danych osobowych.
Dane osobowe ujawnione w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym przetwarzane są w minimalnym zakresie tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia działań następczych.
Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dane zostały ujawnione w zgłoszeniu o zasadach przetwarzania ich danych osobowych zgodnie z art. 14 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.). Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba ze sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów lub wyrazi wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do Wójta Gminy Gardeja lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Klauzula informacyjna – realizacja obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty (art. 13 RODO):
Kto jest administratorem danych osobowych?
Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Gardeja, ul. Kwidzyńska 27, 82-520 Gardeja.
Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?
Celem przetwarzania danych osobowych jest rozpatrzenie złożonego zgłoszenia naruszenia prawa, prowadzenie działań następczych oraz prowadzenie dokumentacji, w tym rejestru zgłoszeń zewnętrznych.
RODO - ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g (jeżeli dotyczy) RODO w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Nie przewiduje się przetwarzania danych osobowych w celach innym niż te, w których dane osobowe zostały zebrane.
Komu udostępniamy dane osobowe?
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa, którym należy udostępnić dane osobowe oraz podmioty, które na podstawie zawartych umów przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora.
Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
Jak długo przechowujemy dane?
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do Wójta Gminy Gardeja lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Jakie ma Pani/Pan uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych?
Przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania (w tym uzupełnienia), usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania, zgodnie z przepisami RODO.
Ponadto przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Moniuszki 1a, 00-014 Warszawa, tel. (22) 531 03 00.
Prawa mogą być ograniczone zgodnie z art. 23 RODO oraz ustawą o ochronie sygnalistów – w szczególności w celu zapewnienia poufności i prawidłowego przebiegu postępowania.
Czy musi Pani/Pan podać nam swoje dane?
Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do udzielenia informacji zwrotnej, co oznacza, że odmowa podania przez Państwa danych osobowych będzie równoznaczna z dobrowolną rezygnacją z praw przysługujących sygnaliście. Zgłoszenie może zostać dokonane anonimowo.
Czy dane podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (w tym profilowaniu)?
Pani/Pana dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Nie profilujemy Pani/Pana danych osobowych.
Jak uzyskać dodatkowe informacje o przetwarzania Pani/Pana danych osobowych?
Adres do korespondencji: Wójt Gminy Gardeja, ul. Kwidzyńska 27, 82-520 Gardeja
Adres email: info@gardeja.pl
Inspektor Ochrony Danych: Krzysztof Jóźwik, e-mail: biuro@solved.com.pl
Klauzula informacyjna – realizacja obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie (art. 14 RODO):
Kto jest administratorem danych osobowych?
Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Gardeja, ul. Kwidzyńska 27, 82-520 Gardeja.
Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?
Celem przetwarzania danych osobowych jest weryfikacja złożonego zgłoszenia naruszenia prawa, prowadzenie działań następczych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
RODO - ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Nie przewiduje się przetwarzania danych osobowych w celach innym niż te, w których dane osobowe zostały zebrane.
Jakie kategorie danych przetwarzamy?
Administrator będzie przetwarzał dane osobowe różnych kategorii podmiotów danych, tj. m. in. sygnalistów, osób których dotyczy zgłoszenie, świadków, innych osób wskazanych w zgłoszeniu. Przetwarzane mogą być dane identyfikacyjne, dane dotyczące zatrudnienia lub funkcji, informacje dotyczące zdarzeń objętych zgłoszeniem oraz inne dane zawarte w zgłoszeniu.
Komu udostępniamy dane osobowe?
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa, którym należy udostępnić dane osobowe oraz podmioty, które na podstawie zawartych umów przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora.
Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
Jak długo przechowujemy dane?
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do Wójta Gminy Gardeja lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Jakie ma Pani/Pan uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych?
Przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania (w tym uzupełnienia), usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania, zgodnie z przepisami RODO.
Ponadto przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Moniuszki 1a, 00-014 Warszawa, tel. (22) 531 03 00.
Prawa mogą być ograniczone zgodnie z art. 23 RODO oraz ustawą o ochronie sygnalistów – w szczególności w celu zapewnienia poufności i prawidłowego przebiegu postępowania.
Czy musi Pani/Pan podać nam swoje dane?
Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do udzielenia informacji zwrotnej, co oznacza, że odmowa podania przez Państwa danych osobowych będzie równoznaczna z dobrowolną rezygnacją z praw przysługujących sygnaliście. Zgłoszenie może zostać dokonane anonimowo.
Czy dane podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (w tym profilowaniu)?
Pani/Pana dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Nie profilujemy Pani/Pana danych osobowych.
Jak uzyskać dodatkowe informacje o przetwarzania Pani/Pana danych osobowych?
Adres do korespondencji: Wójt Gminy Gardeja, ul. Kwidzyńska 27, 82-520 Gardeja
Adres email: info@gardeja.pl
Inspektor Ochrony Danych: Krzysztof Jóźwik, e-mail: biuro@solved.com.pl
7. Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.
Szczegółowy sposób postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi został opisany w § 4 Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Wójta Gminy Gardeja.
Organ podejmuje działania następcze w związku z otrzymanym zgłoszeniem w sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do jego zakresu działania.
W przypadku gdy zgłoszenie nie dotyczy zakresu działania organu, zostanie ono przekazane innemu organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych. Sygnalista zostanie poinformowany o przekazaniu jego zgłoszenia do innego organu publicznego.
8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi.
Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem zewnętrznych na zasadach wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, próby ani groźby zastosowania takich działań.
Organ zapewnia dostęp do poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, poprzez kontakt z wyznaczonym pracownikiem urzędu za pośrednictwem bezpiecznych kanałów zgłoszeń.
9. Warunki ochrony sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności.
Sygnalista podlega ochronie przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
10. Zachęcenie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Wójt Gminy Gardeja zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotów prawnych, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej oraz gdy sygnalista nie ma podstaw sądzić, że zachodzi ryzyko działań odwetowych.
11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być kierowane do Ręcznika Praw Obywatelskich na adres:
Rzecznik Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676
ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP)
Adres mailowy: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Do pobrania:
- Zarządzenie Nr 277/2026 Wójta Gminy Gardeja
z dnia 30 marca 2026 r.
w sprawie wprowadzenia „Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Wójta Gminy Gardeja (procedury zgłoszeń zewnętrznych)”. - Formularz zgłoszenia zewnętrznego